■ 個人情報保護方針

株式会社ソナエルは、民間高齢者施設への紹介・案内事業や高齢者施設コンサルティング事業、介護保険事業及び人材事業を営む企業として、ご相談者様の個人情報をはじめとして、すべての個人情報の保護を社会的責務と考えております。個人情報の保護を事業運営上の最重要事項と位置付け、個人情報保護方針を定め、これを実行し、維持を行います。

1）個人情報の取得・利用・提供、目的外利用の禁止

個人情報保護を目的とする体制を確立し、個人情報及び個人番号の取得、利用、提供において所定の規則に従って適切に取扱います。また、取得時に提示した利用目的の範囲を超えた個人情報の取扱いは行いません。さらに、個人番号を含む個人情報（特定個人情報）は法令等の定める事務でのみ利用します。

2）法令・規範の遵守

個人情報、特定個人情報の取扱いに適用される法令及び諸規則、国が定める指針その他の規範を遵守します。

3） 安全対策

セキュリティ対策(物理的セキュリティ:施錠・入館制限、組織的セキュリティ:アクセス権限の設定、ネットワークセキュリティ:ウィルス対策・SaaS導入・定期的なアクセスログチェック、教育啓蒙)を講じることにより、個人情報、特定個人情報の漏えい､滅失又はき損の防止及び是正に努めます。

4）苦情相談対応

個人情報、特定個人情報の取扱いに関して、本人からの苦情及び相談に適切な対応を行います。

5）マネジメントシステムの継続的改善

個人情報、特定個人情報の保護に関するマネジメントシステムを定め、役員及び従業員に周知徹底し、定期的な見直しを行ない、継続的な改善を行います。

制定年月日：2012年04月09日
最終改正日：2022年11月01日
株式会社ソナエル
代表取締役 笹川 泰宏

［苦情相談窓口/保護方針に関する問合せ先］

〒107-0052　東京都港区赤坂3丁目4-3 赤坂ゲイトウェイビル8階
TEL：03-3585-4246
個人情報保護担当窓口　田中 宏信

■ 個人情報の取扱いについて

当社では、「個人情報の保護に関する法律」等関係法令を遵守し、個人情報を適切に管理致します。

【個人情報の利用目的】

当社では個人情報を下記の目的で利用させて頂きます。利用目的の範囲を超えて利用することはありません。下記の利用目的を変更する場合は、その内容をご本人に対し原則として書面等により通知し、同意を得た上で利用します。

＜有料老人ホーム・サービス付き高齢者向け住宅のご相談を頂くお客様＞

１）お客様の個人認証及びお客様向け各種サービスの提供
２）お客様への紹介施設の選定
３）お問い合わせから入居までのデータ管理
４）お客様へのキャンペーン情報、各種お知らせ等の情報配信
５）「ソナエル」のサービスに関するご意見の収集
６）個人を特定できないよう加工した統計データの作成

＜セミナー及び講演会、見学会にご参加くださるお客様＞

１）お客様の個人認証及びお客様向け各種サービスの提供
２）セミナー及び講演会、見学会等のご案内書類等の送付
３）お客様へのキャンペーン情報、各種お知らせ等の情報配信
４）「ソナエル」のサービスに関するご意見の収集
５）ご予約から業務終了までのデータ管理
６）個人を特定できないよう加工した統計データの作成

＜当社の介護保険事業のご利用者様＞

１）ご利用者に提供する訪問看護サービス（計画・報告・連絡・相談等） ２）医療保険・介護保険請求等の事務
３）会計・経理等の事務
４）事故等の報告・連絡・相談
５）ご利用者への看護サービスの質向上（ケア会議、研修等）
６）その他、ご利用者に係る事業所の管理運営業務

＜当社の採用応募者様及び従業者＞

１）採用応募者の選考及び選考結果のご連絡
２）従業者の入社手続き及び配属
３）従業者への給与/賞与/退職金の支払い及び源泉徴収手続きの運用管理
４）従業者の残業/休暇/休職の管理、報償制度の運用管理
５）退職手続き及び企業年金の手続き
６）従業者の社会保険運用管理及び福利厚生諸制度の運用管理
７）従業者の健康保持増進の管理、就労判定、法令（医療法･医師法など）に基づく医療行為
８）セキュリティ管理、災害時緊急連絡
９）経理処理など各種社内システムの運用管理
１０）その他採用選考、雇用管理に関連・付随する業務

【第三者への個人情報の提供】

当社では、業務上必要な範囲内において、下記のとおり個人情報を第三者へ提供する場合がございます。

＜有料老人ホーム・サービス付き高齢者向け住宅のご相談を頂くお客様＞

当社では、お問い合わせから入居までの過程で、入居可否の打診時や見学予約時等、適切なご案内のために必要な範囲で、あらかじめご本人又は代理人の同意を頂いた場合のみ、お客様の下記の情報を紹介施設等へ紹介カードのFAX又はメール添付等の方法で提供させて頂くことがございます。

１）ご本人、ご相談者のお名前
２）ご本人、ご相談者のお住まいの地域
３）ご本人の心身の状況、医療行為の有無等
４）その他、入居判定及び入居後の生活を円滑にするために必要と思われる情報

＜セミナー及び講演会、見学会にご参加くださるお客様＞

当社では見学会実施の際、スムーズなご案内のため、あらかじめご本人の同意を頂いた場合のみ、ご見学施設に対し、お客様の下記の個人情報を手渡し又はメール添付等の方法により提供させて頂くことがございます。

１）お名前
２）お住まいの地域（市区町村名まで）

＜当社の介護保険事業のご利用者様＞

当社では取得した個人情報を、あらかじめご本人の同意を頂くことなく第三者に提供致しません。ただし、下記の利用目的に該当する場合は、ご本人からのお申し出がない限り、必要な範囲において個人情報を第三者へ手渡し、メール、FAX、郵送等の方法により提供することがございます。

１）サービスの提供に関すること
主治医の所属する医療機関、連携医療機関等、介護保険施設等、連携居宅サービス事業所や居宅介護支援事業所もしくは介護予防支援事業所、並びに義務教育諸学校、市区町村等の自治体に対して、ご本人のサービス等に必要と考えられる情報の共有。
２）サービスの提供に関すること以外
医療保険・介護保険請求事務、保険者への相談・届出、照会、照会の回答、会計・経理、損害賠償保険などに係る保険会社等への相談又は届出等に必要なご本人の情報の共有。
※学生等の実習・研修協力については、事前に確認し、お客様の同意を得るものとします。
※学芸や学会誌等での発表については、匿名化が困難な場合にはお客様の同意を得るものとします。

＜当社の採用応募者様及び従業者＞

当社は、個人情報及び特定個人情報を、以下の場合を除きご本人の同意なく第三者に提供致しません。
１）法令に基づく場合
２）人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
３）司法機関、行政機関などから法令に基づき提供を命じられた場合

【安全対策】

セキュリティ対策(物理的セキュリティ:施錠・入館制限、組織的セキュリティ:アクセス権限の設定、ネットワークセキュリティ:ウィルス対策・SaaS導入・定期的なアクセスログチェック、教育啓蒙)を講じることにより、個人情報、特定個人情報の漏えい､滅失又はき損の防止及び是正に努めます。

【個人情報の取扱いの委託】

個人情報の一部又は全部の取扱いを外部へ委託する場合は、委託先と個人情報の保護に関して講ずべき措置の内容を契約等により明確化し、個人情報の保護と適正な管理を確保致します。

【個人情報の開示などの問い合わせ】

当社は個人情報の利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止（以下、「開示等」という。）の求めに対し、ご照会者がご本人、またはご本人の正当な代理人であることを確認させて頂いたうえで、対応致します。 なお開示等の求めにおいて取得した個人情報は、開示等の求めに必要な範囲内で利用します。

【費用】

個人情報の開示等の求めに応じるお手続きには、印刷費、人件費、郵送費等の実費をご負担頂くことがございます。なお費用の目安として1件につき500円程度とします。

【個人情報の任意性】

当社への個人情報の提供はご本人の任意であり、提供を拒否することも出来ます。しかしながら提供を拒否された場合、個人情報の取扱いを必要とする業務の全部、または一部に支障を生じることをあらかじめご了承ください。

【お問い合わせ・苦情窓口】

個人情報に関するお問い合わせ､各種請求については以下の窓口にて受け付けさせて頂きます。

個人情報相談窓口
株式会社ソナエル
代表者　笹川 泰宏
個人情報保護管理者　田中 宏信
〒107-0052　東京都港区赤坂3-4-3 赤坂ゲイトウェイビル8階
TEL：03-3585-4246
（月曜日から金曜日 9:00〜17:00 ただし、祝祭日、年末年始は除きます。）